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労働時間の状況の把握、適切に行われていますか?勤怠管理で会社のリスクを回避する?

2020.02.25

\労働時間の把握はされていますか⁉/
2019年4月の改正労働安全衛生法の施行により、長時間労働発生時の医師の面接指導を適切に実施するために、新たに、労働時間の状況を把握する義務が設けられました。
【ポイント】
○裁量労働制の適用を受ける労働者や労基法第41条で定められる管理監督者等についても労働時間を把握する必要があります。
○労働基準監督署の調査などで、時給制のパートやアルバイトの時間数は記録しているけど、月給者については記録をしていないなどの事業場があります。
⇒すべての労働者について労働時間の状況の把握義務が新設されたということです。
○この労働時間の適正な把握義務は、長時間労働者に対して医師の面接指導を確実に実施されることを目的としたものであり、労働者の健康保護のためのものです。労働基準法に基づく割増賃金の支払等のためでのものである労働時間の把握義務とは異なるものですが、実務的な対応は、タイムカード等で管理することとなり、結果として同じものとなります。

ここで、把握が求められているのは、「労働時間」ではなく、「労働時間の状況」です。
この「労働時間の状況」について通達では、「労働時間の状況の把握とは、労働者の健康確保措置を適切に実施する観点から、労働者がいかなる時間帯にどの程度の時間、労務を提供しうる状態にあったかを把握するものである」(平成30・12・28基発1228第16号)。つまりは、「労務を提供した時間」ではなく、「労務を提供しうる状態にあった時間」を把握する必要があります。

また同通達においては「労働時間の状況の把握は、労働基準法施行規則第54条第1項第5号に掲げる賃金台帳に記入した労働時間数をもって、それに代えることができるものである。」としています。つまり、適切な方法で労働時間を把握しているのであれば、わざわざ別にこれと異なる措置をとる必要はありません。

【把握の方法は⁉】
労働時間の状況の把握は、タイムカードによる記録、パーソナルコンピューター等の電子計算機の使用時間の記録等の客観的な方法その他の適切な方法により行わなければなりません。
通達では、その具体的な方法について「事業者が労働時間の状況を把握する方法としては、原則として、タイムカード、パーソナルコンピューター等の電子計算機の使用時間(ログインからログアウトまでの時間)の記録、事業者(事業者からの労働時間の状況を管理する権限を委譲された者を含む。)の現認等の客観的な記録により労働者の労働日ごとの出退勤時刻や入退室時刻の記録等を把握しなければならない。」とされています。

ここで、よくある問題が、「出勤時間・退社時間=労働時間ではない」、「業務が終了したが、会社でそのまま私語をしている時間も給料を支払う必要があるのか」といったことでしょう。
就業規則等で9時~18時と定めている場合、大抵は9時前に出勤し、18時を過ぎて退社します。そのため打刻時間はそれらの時間よりも前または後になされます。

先ほども出てきましたが、労働時間の状況を把握するのは、労働者の健康保護を目的とし、本来は、賃金支払のためのものではない、が、別々に他の方法で行う必要もないので、通常はタイムカードの打刻などのデータに基づいて、給与計算も行います。

そのため、就業規則等で業務開始・業務終了とは、どのような状態であるかを明確に規定します。

あわせて、早出・残業については申請を原則として、不必要に早くまた遅くまで会社に残ることのないようにします。

このような対策をとることで、会社の指示によらず、不必要に居残った場合に割増賃金支払等に対応します。

まずは①現状の労働時間の状況の把握についての方法の見直し、②就業規則等の整備・見直しを行い、③労働時間の状況の把握・勤怠管理についてはシステム導入を検討されることをお勧めします。

そもそも、労働時間を記録したものすらないという場合、実は社員側では手帳や日記などにその日の出勤時間・退社時間を記録していることがあります。仮に会社(使用者)側に日報もタイムカードもないという状況で、残業代未払請求等が届いたらどうなるでしょう。残業だったかどうか、立証することはできるでしょうか⁉
うちの会社はそんな社員いないから大丈夫と将来にわたっていえるでしょうか?

勤怠管理システム導入で、コンプライアンスにもなり、残業申請等もパソコン・スマホで行えますので、労働法関連で求められる記録もなんなくクリアでき、さらには未払残業代請求などのリスクも低減することにも繋がります。

当事務所では、クラウド勤怠管理システム「KING OF TIME」の導入支援も行っています。
難しいと思われる導入初期設定も行いますので、まずはお気軽にお問い合わせ・ご相談をください。

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