広島の中小企業をトータルサポートできる税理士事務所

成和税理士法人 |頼れる税理士の全国チェーン Q-TAX 広島並木通り店

ご相談・お問い合わせはお気軽に 0120-371-910 店舗番号は1668 受付時間 9:00~18:00(平日)携帯電話・PHS対応

労働時間の適正な把握が求められます/勤怠管理導入支援は当事務所へ!

2019.08.14

2019年4月に労働安全衛生法が改正され、およそ半年が経過します。改正では事業者は労働時間の状況を把握しなければならないとされ、改正前では対象外とされていた、管理監督者やみなし労働時間制が適用される労働者の労働時間の状況も把握することとされました。

労働時間の状況の把握(労働安全衛生法第66条の8の3関係)

「事業者は、第66条の8第1項又は前項第1項の規定による面接指導を実施するため、厚生労働省令で定める方法により、労働者(次条第1項に規定する者を除く。)の労働時間の状況を把握しなければならない。」

この度の改正により、労働安全衛生法にこの条文が定められました。条文によると会社が従業員の労働時間の状況を把握する目的は、労働安全衛生法の「面接指導」を確実に実施することにあります。

労働時間の状況の把握の対象者は?

これまで2001年4月6日の46通達や2018年1月20日の労働時間の適切な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドラインでは、主な目的が法定労働時間や割増賃金の支払いなど、労働基準法に主眼を置いたもので、管理監督者やみなし労働時間制が適用される労働者は対象とされていませんでした。一方、労働安全衛生法は、会社で働くすべての労働者の健康管理等を求めています。この度の改正においては、これまで対象外とされてきた管理監督者やみなし労働時間制適用の労働者も対象となったことが大きなポイントです。

平成30年12月28日基発1228第16号の通達において、労働時間の状況を把握しなければならない対象者は、研究開発業務従事者、事業場外労働のみなし労働時間制の適用者、裁量労働制の適用者、管理監督者、派遣労働者、短時間労働者、有期契約労働者、上記を含めたすべての労働者とされ、逆に労働時間の状況を把握する対象とならない者は、高度プロフェッショナル制度の適用者とされました。つまり、高度プロフェッショナル制度が適用される従業員以外は、基本的にすべて対象となります。

労働時間の状況の把握とは?

労働時間の状況とは、通達において「新安全衛生法第66条の8の3に規定する労働時間の状況の把握とは、労働者の健康確保措置を適切に実施する観点から、労働者がいかなる時間帯にどの程度の時間、労務を提供し得る状態にあったかを把握するものである。」とされています。つまり、単に「労働時間数」を把握することが求められているのではなく、「労務を提供し得る状態にあった時間数」を把握することが求められているということです。

労働安全衛生法においては、事業場外みなし労働時間制や裁量労働制など、そもそも労働基準法では労働時間が算定しがたいとされている労働者もすべて対象とされています。労働基準法で労働時間の算定が難しいまたはできないという理由のための制度ですが、従業員の健康確保のためには、これらの者もすべて対象とされています。

労働時間の正確な把握が難しい、これらの制度の従業員であっても、労働時間の「状況」からして、長時間労働が疑われるとか、健康に問題はないか、面接指導の対象とすべきかなどの措置、配慮が会社として必要となってきます。

そのため、「労働時間数の把握」ではなく、「労働時間の状況の把握」とされたところがポイントです。

労働時間の状況を把握するために会社が講ずべき措置

労働安全衛生規則第52条の7の3

「(労働安全衛生)法第66条の8の3の厚生労働省令で定める方法は、タイムカードによる記録、パーソナルコンピュータ等の電子計算機の使用時間の記録等の客観的な方法その他の適切な方法とする。

2 事業者は、前項に規定する方法により把握した労働時間の状況の記録を作成し、3年間保存するための必要な措置を講じなければならない。」

つまり、労働時間の状況の把握の方法としては、①タイムカードによる記録、②パソコン等の電子計算機の使用時間(ログインからログアウトまでの時間)の記録、③その他の適切な方法(事業者の現認等の客観的記録)によるものとされています。

自己申告制による場合

現状において、実際には自己申告制により労働時間の把握をしている会社も多く存在しています。

自己申告制は、従業員本人の申告による時間をベースとしているため、上司からの圧力や、社風など、本来の労働時間よりも過少に申告されているケースが起こりやすく、サービス残業や長時間労働の温床となりかねないことが懸念されています。

通達では、自己申告制については厳しい要件が課されています。

「やむを得ず客観的な方法により把握し難い場合において、労働者の自己申告による把握が考えられるが、その場合には、事業者は、以下のアからオまでの措置をすべて講じる必要がある。

ア 自己申告制の対象となる労働者に対して、労働時間の状況の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うことなどについて十分な説明を行うこと。

イ 実際に労働時間の状況を管理する者に対して、自己申告制の適正な運用を含め、講ずべき措置について十分な説明を行うこと。

ウ 自己申告により把握した労働時間の状況が実際の労働時間の状況と合致しているか否かについて、必要に応じて実態調査を実施し、所要の労働時間の状況の補正をすること。

エ 自己申告した労働時間の状況を超えて事業場内にいる時間又は事業場外において労務を提供し得る状態であった時間について、その理由等を労働者に報告させる場合には、当該報告が適正に行われているかについて確認すること。その際に、休憩や自主的な研修、教育訓練、学習等であるため労働時間の状況ではないと報告されていても、実際には、事業者の指示により業務に従事しているなど、事業者の指揮命令下に置かれていたと認められる時間については、労働時間の状況として取り扱わなければならないこと。

オ 自己申告制は、労働者による適正な申告を前提として成り立つものである。このため、事業者は、労働者が自己申告できる労働時間の状況に上限を設け、上限を超える申告を阻害する措置を講じてはならないこと。また、自がん外労働時間の削減のための社内通達や時間外労働手当の定額払等労働時間に係る事業場の措置が、労働者の労働時間の状況の適正な申告を阻害する要因となっていないかについて確認するとともに、当該阻害要因となっている場合においては、改善のための措置を講ずること。さらに新労基法の定める法定労働時間や時間外労働に関する協定(36協定)により延長することができる時間数を超えて労働しているにもかかわらず、記録上これを守っているようにすることが、実際に労働時間の状況を管理する者や労働者等において、慣習的に行われていないかについても確認すること。

やむを得ず客観的な方法により把握し難い場合

「やむを得ず客観的な方法により把握し難い場合としては、例えば、労働者が事業場外において行う業務に直行又は直帰する場合など、事業者の現認を含め、労働時間の状況を客観的に把握する手段がない場合があり、この場合に該当するかは、当該労働者の働き方の実態や法の趣旨を踏まえ、適切な方法を個別に判断すること。ただし、労働者が事業場外において行う業務に直行又は直帰する場合などにおいても、例えば、事業場外から社内システムにアクセスすることが可能であり、客観的な方法による労働時間の状況を把握できる場合もあるため、直行又は直帰であることのみを理由として、自己申告により労働時間の状況を把握することは、認められない。また、タイムカードによる出退勤時刻や入退室時刻の記録やパーソナルコンピュータの使用時間の記録などのデータを有する場合や事業者の現認により当該労働者の労働時間を把握できる場合にもかかわらず、自己申告による把握のみにより労働時間の状況を把握することは、認められない。」と通達で示されています。

申告の頻度

「労働時間の状況を自己申告により把握する場合には、その日の労働時間の状況を翌労働日までに自己申告させる方法が適当である。なお、労働者が宿泊を伴う出張を行っているなど、労働時間の状況を労働日ごとに自己申告により把握することが困難な場合には、後日一括して、それぞれの日の労働時間の状況を自己申告させることとしても差し支えない。ただし、このような場合であっても、事業者は新安衛則第52条の2第2項及び第3項の規定により、時間外・休日労働時間の算定を毎月1回以上、一定の期日を定めて行う必要があるので、これを遵守できるように、労働者が出張の途中であっても、当該労働時間の状況について自己申告を求めなければならない場合があることには、留意する必要がある。」と通達で示されています。

まとめ

労働時間の状況の把握には、タイムカードやパソコン等を用いた客観的な方法によることが最適です。従来からの自己申告制が手間がかからず良いように思われがちですが、客観性が乏しくなるため、複数の目線による把握が不可欠となるため、かえって煩雑な労務管理に陥る可能性が非常に高いです。

この度の法改正を機に、勤怠管理システムの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

当事務所では、貴社の状況に合わせた、最適な勤怠管理システムのご提案を行います。また給与計算代行もお任せいただければ勤怠管理から給与計算まで社内の負担を一気に解消することができます。

まずはお気軽にお問い合わせください。

広島でクラウド型勤怠管理システムのご提案、給与計算代行は当事務所までお申し付けください。

 

ご相談・お問い合わせ 0120-371-910[店舗番号1668]受付時間9:00~18:00(平日)

些細なことでも気兼ねなくお電話ください。
「はい、Q-TAX 広島並木通り店です」と電話を取ります。
その後に「ホームページを見て」と言っていただけるとスムーズにご対応できます。

メールでのご相談はこちら